Eisenhower Matrix Last updated: 2024-10-22 08:58:01

Pendahuluan

Eisenhower Matrix adalah sebuah alat manajemen waktu dan produktivitas yang digunakan untuk membantu seseorang dalam mengatur tugas-tugas yang harus dikerjakan. Alat ini diciptakan oleh mantan Presiden Amerika Serikat Dwight D. Eisenhower. Alat ini sangat efektif karena memungkinkan penggunanya untuk memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya.

Kerangka kerja prioritas ini akan membantu Anda dalam mengatur tugas dan aktivitas menurut kepentingan dan urgensi. Hal ini sangat berguna ketika Anda sangat sibuk namun merasa banyak pekerjaan yang harus dilakukan dan terlihat mendesak seluruhnya. Dengan matriks ini, kita akan mengkaji kembali tugas-tugas yang banyak tersebut sehingga kita dapat melihat mana pekerjaan yang benar-benar prioritas, dan mana pekerjaan yang sebenarnya dapat didelegasikan, dijadwalkan agendanya atau bahkan tidak perlu dihiraukan karena mengganggu fokus.

Cara Menggunakan

Eisenhower Matrix terdiri dari empat kuadran berdasarkan dua dimensi yaitu urgensi dan pentingnya. Untuk menggunakan Eisenhower Matrix, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buat sebuah tabel dengan dua kolom dan dua baris, sehingga terbentuk empat kuadran.
2. Tulis semua tugas yang harus dikerjakan pada daftar tugas.
3. Tentukan urgensi dan pentingnya dari setiap tugas.
4. Letakkan setiap tugas pada kuadran yang sesuai:
   • Kuadran 1: Tugas yang penting dan mendesak harus menjadi prioritas utama dan segera dikerjakan.
   • Kuadran 2: Tugas yang penting namun tidak mendesak harus dijadwalkan dan dikerjakan pada waktu yang tepat.
   • Kuadran 3: Tugas yang tidak penting namun mendesak harus didelegasikan atau ditunda.
   • Kuadran 4: Tugas yang tidak penting dan tidak mendesak harus dihindari atau dieliminasi.

Matriks Eisenhower memiliki empat kuadran di dua sumbu: Penting dan Mendesak.

Untuk setiap aktivitas atau tugas, tanyakan pada diri Anda: Penting atau tidak? Apakah ini mendesak atau tidak?

Berdasarkan jawaban tersebut, tempatkan kegiatan / tugas di kuadran kanan. Kuadran menentukan apa yang harus Anda lakukan dengan tugas:

1. Penting dan Mendesak -> Lakukan

• Ini adalah tugas yang ingin Anda lakukan secepat mungkin.
• Krisis, masalah mendesak, dan hal-hal lain yang jika Anda tidak bertindak sekarang akan memiliki konsekuensi negatif.

2. Penting tapi tidak mendesak -> Jadwalkan

• Temukan waktu untuk tugas-tugas ini dan lakukan kemudian.
• Kuadran ini adalah tempat terjadinya kerja yang mendalam - tugas yang berkontribusi pada proyek atau tujuan jangka panjang Anda.

3. Mendesak tapi tidak penting -> Delegasikan

• Jika Anda bisa, temukan seseorang yang dapat melakukan tugas-tugas ini untuk Anda.
• Jika Anda tidak dapat mendelegasikannya, jadwalkan, tetapi selalu coba lakukan tugas-tugas penting-tetapi-tidak-mendesak terlebih dahulu.
• Sering kali merupakan tugas administratif atau hal-hal yang memiliki tenggat waktu tetapi tidak kritis.

4. Tidak mendesak dan tidak penting -> Jangan lakukan

• Tugas-tugas ini tidak sebanding dengan waktu Anda dan Anda tidak boleh melakukannya sama sekali.
• Kegiatan penghindaran, kesibukan kerja dan hiburan masuk ke dalam kuadran ini.

Hal ini juga merupakan urutan prioritas tugas Anda. Ya, tugas penting-tetapi-tidak-mendesak didahulukan sebelum tugas mendesak-tetapi-tidak-penting.

Matriks Eisenhower sangat fleksibel sehingga Anda dapat menggunakannya untuk tugas profesional, pribadi, atau keduanya.

Anda juga dapat mengerjakannya pada skala waktu yang berbeda: rencana harian Anda vs. aktivitas prioritas secara umum dalam hidup Anda.

Bagaimana Anda membedakan tugas mendesak dari yang penting?

Tugas mendesak biasanya memiliki tenggat waktu yang jelas (misalnya Mengirim draf ke klien) atau mengharuskan Anda untuk bereaksi tepat waktu (misalnya Email). Tugas-tugas penting cenderung selaras dengan tujuan jangka panjang Anda (misalnya berolahraga) dan mendorong proyek Anda ke depan (misalnya menulis kode untuk proyek sampingan Anda).

Menentukan urgensi dan kepentingan akan selalu bergantung pada konteks dan kemampuan Anda untuk mengenali apa yang benar-benar mendesak dan benar-benar penting.

Contoh Kasus

Misalnya seorang manajer memiliki beberapa tugas yang harus dikerjakan:

1. Menyelesaikan laporan bulanan (penting dan mendesak)
2. Mengirimkan email ke rekan kerja (penting namun tidak mendesak)
3. Membuat presentasi untuk rapat bulanan (tidak penting namun mendesak)
4. Membaca artikel di internet (tidak penting dan tidak mendesak)

Dalam kasus ini, manajer dapat menggunakan Eisenhower Matrix untuk mengatur tugas-tugas tersebut. Tugas pertama harus dikerjakan segera (kuadran 1), tugas kedua dapat dijadwalkan (kuadran 2), tugas ketiga harus didelegasikan atau ditunda (kuadran 3), dan tugas keempat harus dihindari atau dieliminasi (kuadran 4).

Berikut adalah beberapa contoh aktivitas dan tugas yang masuk ke dalam Matriks Eisenhower:

Poin kunci

Harapan dari Matriks Eisenhower adalah membuat Anda lebih produktif dengan menetapkan prioritas yang tepat dan bertindak berdasarkan prioritas tersebut. Jika Anda selalu sibuk tetapi tidak mencapai tujuan dan proyek jangka panjang Anda, alat ini pasti cocok untuk Anda. Tapi itu juga merupakan alat yang umumnya berguna untuk memutuskan apa yang akan dikerjakan dan apa yang harus dihilangkan dari hidup Anda.

Praktik

Eisenhower Matrix dapat digunakan dalam berbagai situasi yang memerlukan manajemen waktu dan produktivitas, seperti dalam pekerjaan, studi, atau kehidupan sehari-hari. Beberapa tips praktis untuk menggunakan Eisenhower Matrix adalah:

• Prioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya.
• Jangan terlalu banyak menunda tugas yang penting dan mendesak.
• Jangan membuang waktu dengan tugas yang tidak penting dan tidak mendesak.
• Delegasikan tugas yang tidak penting namun mendesak kepada orang lain.

Pada bagian template terdapat lembar kerja praktis untuk membantu Anda mempraktikkan alat ini, dengan panduan cara sederhana dan sebuah contoh.

Cetak file PDFnya atau isi secara digital dan gunakan untuk lebih memahami sistem:

Daftar Pustaka

James Clear. "How to be More Productive and Eliminate Time Wasting Activities by Using the “Eisenhower Box”

Todoist. "The Eisenhower Matrix"

Covey, S. R. (2004). The 7 habits of highly effective people: Restoring the character ethic. Simon and Schuster.

Hesselbein, F., Goldsmith, M., & Somerville, I. (2002). Leading for innovation: And organizing for results. John Wiley & Sons